O controle de prazos processuais começa na fonte do evento e termina na comprovação da entrega. Registre publicação, regra aplicada, data calculada, responsável pela conferência, tarefa vinculada e alertas de segurança. Use tecnologia para centralizar e sinalizar, mas mantenha revisão profissional, plano de contingência e uma rotina diária para tratar exceções.
Um procedimento em cinco registros
Fonte, regra, data, responsável e estado da tarefa precisam permanecer juntos. Separar o prazo do processo ou registrar apenas uma data no calendário dificulta a auditoria e a substituição de quem está conduzindo o caso.
- Guarde o documento ou a publicação de origem.
- Documente feriados e regra de contagem usados.
- Atribua conferente e executor.
- Programe alertas com antecedência proporcional ao risco.
- Registre protocolo ou evidência de conclusão.
Exceções e contingência
O fluxo deve mostrar publicações não associadas, prazos sem revisão e tarefas vencidas. Também precisa existir procedimento para indisponibilidade do sistema e para ausência do responsável. Alertas redundantes ajudam, mas não substituem uma fila operacional revisada diariamente.
Indicadores úteis
Acompanhe tempo entre recebimento e revisão, correções de cálculo, tarefas concluídas perto do limite e ocorrências sem responsável. Esses sinais ajudam a ajustar o processo antes de uma falha grave.
PERGUNTAS FREQUENTES